Suunnittelutoimisto 358 teki pikavauhtia tapahtumalle tunnuksen, jonka pohjalta DESC suunnitteli ja toteutti puhujapöytien kyltitykset, opasteet, ulkobanderollit ja liput, rekisteröintipisteet, jakotuotteet, infonäytöt ja tämän lisäksi aulatiloihin Suomen Arktista puheenjohtajakautta esittelevän näyttelyn. Finlandiatalon isot ulkobanderollit ja liputukset Mannerheimintien varrella toivat tapahtuman näkyväksi myös helsinkiläisille.
Kokouksen päätteeksi Kansallismuseo arkistoi kattavan valikoiman kokoukseen tuotettua graafista materiaalia ja esineistöä kokoelmiinsa.